Zu gerne passiert es auch, dass digitale Dokumente plötzlich doppelt existieren und sogar doppelt gepflegt werden. Man selbst und seine Kollegen verliert dabei rasch den Überblick. Welche dieser vielen Dateien ist die aktuellste? Sind in dieser Datei auch alle Informationen vollständig? Gibt es weitere Dateien, in denen wichtige Zusatzinformationen stehen? Oder im schlimmsten Fall: Liegen irgendwo im Unternehmen Zettel mit Notizen, die noch nicht in das entsprechende Dokument übernommen worden sind?
Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, alle relevanten Informationen transparent zu kommunizieren. In Kleinbetrieben gibt es meist Kundenmappen, in denen alles gesammelt wird, was mit diesem Kunden zu tun hat. So sollte es zumindest sein. In der Realität jedoch werden Emails nicht ausgedruckt und dazu geheftet, Notizzettel verschwinden nach deren Bearbeitung im Müll und Informationen aus Telefonaten werden gar nicht erst notiert.
Solange der Kundenstamm noch nicht besonders groß und die Mitarbeiterzahl sehr überschaubar ist, mag das für eine Weile gut gehen. Doch sobald man ältere Aufträge sucht, um Gegebenheiten zu überprüfen oder Informationen nachzuschlagen, kann dies zur berühmten Suche der Nadel im Heuhaufen ausarten.
Betrachtet man das entstehende Chaos in der Dokumentenverwaltung in Kleinunternehmen, wird einem schnell bewusst, wie wichtig es erst in Mittel- und Großunternehmen ist. Dabei geht es nicht nur darum, dass man Informationen schnell auffindet und so den Arbeitsprozess nicht unnötig verlangsamt, sondern zusätzlich darum dass keine doppelte Arbeit geleitet wird und vor allem, dass sämtliche Unterlagen immer auf dem neuesten Stand sind.
Bedenkt man nur den Fall, dass der Produktion ein Dokument von letzter Woche vorliegt und diese nun anfangen will danach zu produzieren. In der aktuellen Woche sind jedoch noch erhebliche Änderungen am Produkt vorgenommen worden, diese aber noch nicht weitergegeben oder ins System übertragen. Große Fehlproduktionen und erhebliche finanzielle Schäden können die Folgen sein. Nun gut, dies ist ein sehr drastisches Szenario, aber es passiert häufiger, als man es vermuten würde.
Ein anderer Fall: Es kommt zu einer Klage, da das Produkt angeblich nicht den Qualitätsrichtlinien entspricht. Der Produzent steht nun in der Bringpflicht und muss nachweisen, dass er beim Planungsprozess sowie der Produktion alle Qualitätsrichtlinien bedacht und eingehalten hat. Sind entsprechende Unterlagen darüber nicht auffindbar oder gar nicht vorhanden, kann dies zu schweren wirtschaftlichen und finanziellen Konsequenzen führen. Eine strukturierte Archivierung ist hier der Schlüssel.
Damit alle wichtigen Informationen an einem Ort übersichtlich gesammelt werden können, es zu einer einheitlichen Datenkonsistenz kommt und keine doppelte Arbeit betrieben werden muss, empfiehlt sich zur Strukturierung eine Dokumentenmanagement Software. Mit Hilfe dieser Systeme lässt sich der Arbeitsprozess wesentlich effizienter gestalten und die vorhandenen Ressourcen optimaler nutzen. Zudem lassen sich gesetzliche Richtlinien und Normen einfacher einhalten, da die Software einen dabei unterstützt. Mitgelieferte Formblätter und Vorlagen entsprechen bereits gesetzlichen Standards und müssen nur noch an das Unternehmen, den Prozess oder das Produkt angepasst werden.
Mögliche Einsatzbereiche von Dokumentenmanagement Software
- Formularmanagement: Verwaltung und Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen
- Managementsysteme: Geschäftssysteme, Handbuchmanagement für QM, UM und AS
- Produkt-Dokumentation: Gebrauchsanweisungen , Pflichtenhefte, Text- und Validierungsdokumentation
- Vertriebsdokumentation: Argumentationshilfen, Marketing-Dokumente, Präsentationen, Preislisten
- Verträge: Geschäftsvereinbarungen, Lieferanten-, Rahmen-, Miet- und Arbeitsverträge
- Vorgabedokumentation: Ablaufdiagramme, Anweisungen, Organigramme, Prozessbeschreibungen, SOP-Management
Grob zusammengefasst sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dazu da, dass man Organisationsdokumente aller Art einfach erstellen, freigeben, bereitstellen und suchen kann. Flapsig aus ausgedrückt: die Sekretärin von morgen - für Großunternehmen. Gute Softwarelösungen benötigen nur einen geringen Schulungsaufwand und weisen intuitive Wegführungen auf. Zudem geben Anmerkungen zu Dokumenten wertvolle Rückmeldungen, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess fördern. Auch andere gängige Dokumentensysteme, wie zum Beispiel Microsoft Office-Anwendungen, sollten sich integrieren lassen. Schließlich nützt es einem nichts, wenn man bereits bestehende Dokumente nur extern verwenden kann. Oder wenn man sein gesamtes Unternehmen auf den Kopf stellen muss, nur weil man gängige Formate nicht mehr verarbeiten kann. Sogenannte Schnittstellen ermöglichen zu jeder Zeit ein reibungsloses Im- und Exportieren von benötigten Daten.
Ein weiterer Vorteil von DMS ist die Standardisierung sämtlicher Unternehmensdokumente. So unterschiedlich wie die Mitarbeiter sind, so unterschiedlich sehen meist auch angeforderte Berichte und ähnliches aus. Mit der passenden Software ist das jedoch nicht so. Das Arbeiten mit Vorgaben, Regeln und Vorschlägen sorgt für einheitliche Standards, die die Mitarbeiter so nur schwierig einhalten können. Zudem kann man am Status eines Dokumentes gleich ersehen, ob es sich in Bearbeitung befindet oder bereits freigegeben ist. Zu jederzeit die aktuellsten Datengrundlagen vorliegen zu haben, ermöglicht einen einwandfreien und vor allem effektiven Arbeitsprozess. Offene Aufgaben und zu bearbeitende Dokumente können ganz leicht kommuniziert werden.